E-arşiv ne zaman kullanılır?
E-arşiv fatura şu durumlarda düzenlenir:- Vergi mükellefi olan alıcılar için: Tek fatura tutarı 2.000 TL’yi aşıyorsa
- Vergi mükellefi olmayan (nihai tüketici) alıcılar için: Tek fatura tutarı 5.000 TL’yi aşıyorsa
- İnternet üzerinden yapılan tüm satışlar için: Tutar sınırına bakılmaksızın e-arşiv fatura zorunludur
- E-fatura mükellefi olmayan herkese: Orka altyapısı sayesinde e-fatura mükellefi olmayan müşterilerinize de e-arşiv fatura kesebilirsiniz
E-arşiv fatura, e-fatura sistemindeki gibi GİB altyapısı üzerinden iletilmez; fatura dijital olarak oluşturulur ve e-posta veya portal yoluyla alıcıya iletilir.
Orka’da e-arşiv fatura oluşturma
E-arşiv modülünü açın
Orka’da Satış Faturası ekranına gidin ve fatura tipini “E-Arşiv” olarak seçin.
Alıcı bilgilerini girin
Müşteri adı, adresi ve varsa vergi numarasını veya TC kimlik numarasını eksiksiz girin.
Fatura kalemlerini ekleyin
Ürün veya hizmet kalemlerini, miktarlarını, birim fiyatlarını ve KDV oranlarını girin.
İmzalayın
Faturayı e-imza veya mali mühür ile imzalayın. İmzasız e-arşiv faturalar yasal geçerliliğini kaybeder.
İmza zorunluluğu
E-arşiv faturalarda imza ve kaşe zorunludur. Klasik faturalarda olduğu gibi:- Dijital faturaya e-imza alarak elektronik imza ekleyebilirsiniz
- Mali mühür kullanarak da imzalama yapabilirsiniz
- Faturanın kâğıt olarak teslim edilmek istenmesi halinde yazdırılarak ıslak imza atılabilir
- Satılan herhangi bir üründe imza ve kaşe bulunması zorunludur; imza veya kaşe bulunmayan faturalar geçersiz sayılır
- Belge numarası ve düzenleme tarihi
- Faturayı düzenleyenin adı, adresi, vergi dairesi, VKN ve ticari unvanı
- Alıcının adı, ticari unvanı, vergi dairesi ve VKN
- Mal veya hizmetin çeşidi, adedi, fiyatı, vergi türü ve tutarı
- Teslim tarihi, irsaliye numarası, kare kod ve barkod bilgileri
Fatura tasarımını özelleştirme
Orka’nın e-arşiv modülü kişiselleştirilebilen fatura görünümü sunar:- Şirket logonuzu ve renk temanızı ekleyebilirsiniz
- Şubelerinize özel farklı fatura tasarımları oluşturabilirsiniz
- Fatura üzerinde özel bilgi alanları tanımlayabilirsiniz
E-arşiv fatura görüntüleme ve sorgulama
Düzenlediğiniz e-arşiv faturaları Orka üzerinden sorgulayabilirsiniz:- Fatura numarası veya tarih aralığına göre arama yapın
- Müşteri adı veya VKN ile filtreleme uygulayın
- Fatura detaylarını görüntüleyin ve PDF olarak indirin
İptal işlemi
E-arşiv fatura iptal süreci:- Düzenlenen e-arşiv faturayı iptal etmek için Orka üzerinden “İptal” işlemi başlatın
- İptal süresi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yasal süreler içinde yapılmalıdır
- İptal edilen fatura GİB sistemine bildirilir
Sık sorulan sorular
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?
E-fatura, e-fatura mükellefleri arasında GİB altyapısı üzerinden iletilen faturadır. E-arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan alıcılara veya internet satışlarında düzenlenen fatura türüdür. E-arşivde GİB altyapısı üzerinden iletim yapılmaz; fatura dijital olarak oluşturulup e-posta veya portal yoluyla paylaşılır.
E-arşiv fatura için ayrı bir başvuru gerekiyor mu?
E-arşiv fatura için ayrı bir başvuru gerekiyor mu?
E-arşiv fatura kullanabilmek için GİB sistemine ayrı bir e-arşiv başvurusu yapmanız gerekmektedir. Bu başvuruyu Orka aracılığıyla veya doğrudan GİB portalı üzerinden yapabilirsiniz.
İnternet satışlarında her zaman e-arşiv fatura mı kesilmeli?
İnternet satışlarında her zaman e-arşiv fatura mı kesilmeli?
Evet. İnternet üzerinden yapılan tüm satışlarda, tutar sınırından bağımsız olarak e-arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur.
E-arşiv faturada imza yoksa ne olur?
E-arşiv faturada imza yoksa ne olur?
İmzasız e-arşiv faturalar yasal olarak geçersiz kabul edilebilir. Her e-arşiv fatura e-imza veya mali mühür ile imzalanmalıdır.
Orka'nın e-arşiv şube özelliği nedir?
Orka'nın e-arşiv şube özelliği nedir?
Orka, birden fazla şubeye sahip işletmeler için her şubeye özel e-arşiv fatura düzenlenmesine olanak tanır. Her şubenin kendi tasarımı ve bilgileri olabilir.