E-Fatura Nedir?
E-fatura, kağıt üzerine yazılan ya da yazdırılan geleneksel faturanın dijital ortamda hazırlanmış ve alıcıya elektronik olarak iletilmiş halidir. İki tarafın da GİB sistemine kayıtlı e-fatura mükellefi olması durumunda, fatura doğrudan GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine iletilir. Her e-fatura kesildiği anda GİB’in verilerine işlenir; üzerinde zaman damgası bulunmaz.E-faturaya geçen bir işletme, bu tarihten itibaren e-fatura mükellefi olan müşterilerine artık kağıt fatura kesemez. Müşteri e-fatura mükellefi değilse e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir.
Kimler E-Fatura Kullanmak Zorundadır?
E-fatura kullanım zorunluluğu çeşitli kriterlere göre belirlenmektedir. Genel olarak aşağıdaki gruplar e-fatura mükellefidir:- Belirli ciro eşiğini aşan mükellefler (GİB tarafından her yıl güncellenen hadler)
- E-ticaret faaliyeti yürüten işletmeler
- Özel hastane, özel eğitim kurumu gibi sektörel zorunluluk kapsamındakiler
- Kamu kurumlarına mal/hizmet satan işletmeler
- GİB Portalı — GİB’in kendi portali üzerinden işlemlerinizi yürütebilirsiniz.
- Özel Entegratör — GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör firmalar aracılığıyla işlem yapabilirsiniz.
- Doğrudan Entegrasyon — Kendi BT altyapınızı GİB sistemleriyle entegre ederek kullanabilirsiniz.
E-Fatura Mükellefi Sorgulama
Fatura kesmeden önce karşı tarafın e-fatura mükellefi olup olmadığını sorgulamanız gerekir. Bu sorguyu Orka üzerinden yapabilirsiniz:- Fatura ekranında alıcı VKN/TCKN’yi girdikten sonra Orka otomatik olarak GİB’den mükellefiyet durumunu kontrol eder.
- Alıcı e-fatura mükellefi ise fatura e-fatura olarak gönderilir; değilse e-arşiv fatura olarak düzenlenir.
Orka’da E-Fatura Gönderme
Fatura Oluşturma
Orka programında E-Fatura modülüne girin. “Yeni Fatura” butonuna tıklayarak müşteri bilgilerini, ürün/hizmet kalemlerini ve tutarları doldurun. Orka, fatura oluştururken karşı tarafın e-fatura mükellefiyet durumunu otomatik olarak sorgular.
Belge Ekleme (İsteğe Bağlı)
E-fatura ile birlikte Word, Excel veya PDF formatında ek belge göndermek isterseniz fatura ekranındaki “Ek Belge” alanını kullanarak dosyanızı yükleyebilirsiniz.
İmzalama
Şahıs firması iseniz e-imzanızla, şirketler için ise mali mühürünüzle faturayı imzalayın. Orka Bulut kullanıcıları, muvafakatname vererek mali mühür gerektirmeden imzalama yapabilir.
Gönderme
“Gönder” butonuna tıklayın. Orka, faturayı GİB altyapısı üzerinden alıcının posta kutusuna iletir. İşlem anlık olarak gerçekleşir.
E-Fatura Alma
Orka, gelen e-faturaları otomatik olarak alır ve muhasebe kayıtlarına işlenmesi için size sunar. Gelen faturalar üzerinde Kabul veya Red yanıtı verebilirsiniz.Gelen e-faturaya 8 gün içinde yanıt verilmezse fatura otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.
Durum Kodları
| Durum | Açıklama |
|---|---|
| Gönderildi | Fatura GİB sistemine iletildi, alıcının posta kutusunda bekliyor. |
| Alındı | Alıcı firmaya ulaştı, yanıt bekleniyor. |
| Kabul Edildi | Alıcı faturayı kabul etti. |
| Reddedildi | Alıcı faturayı reddetti; red gerekçesi fatura üzerinde görüntülenebilir. |
| Hata | GİB sisteminde teknik bir sorun oluştu; Orka destek ekibiyle iletişime geçin. |
E-Fatura ve E-Arşiv Farkı
| E-Fatura | E-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura mükellefi | E-fatura mükellefi olmayan kişi/firma |
| Altyapı | Doğrudan GİB | Entegratör firmanın altyapısı (günlük GİB’e raporlanır) |
| Zaman damgası | Yok | Var |
| Kağıt fatura | Mükelleflere kesilemez | Kağıt fatura kesmeye devam edilebilir |