Skip to main content
E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan müşterilere yönelik olarak elektronik ortamda düzenlenen fatura türüdür. E-fatura kullanan işletmelerin dijital faturalarının ikinci nüshalarının güvenli şekilde saklanmasını da sağlar.

​
E-arşiv ne zaman kullanılır?

E-arşiv fatura şu durumlarda düzenlenir:
  • Vergi mükellefi olan alıcılar için: Tek fatura tutarı 2.000 TL’yi aşıyorsa
  • Vergi mükellefi olmayan (nihai tüketici) alıcılar için: Tek fatura tutarı 5.000 TL’yi aşıyorsa
  • İnternet üzerinden yapılan tüm satışlar için: Tutar sınırına bakılmaksızın e-arşiv fatura zorunludur
  • E-fatura mükellefi olmayan herkese: Orka altyapısı sayesinde e-fatura mükellefi olmayan müşterilerinize de e-arşiv fatura kesebilirsiniz
E-arşiv fatura, e-fatura sistemindeki gibi GİB altyapısı üzerinden iletilmez; fatura dijital olarak oluşturulur ve e-posta veya portal yoluyla alıcıya iletilir.

​
Orka’da e-arşiv fatura oluşturma

1

E-arşiv modülünü açın

Orka’da Satış Faturası ekranına gidin ve fatura tipini “E-Arşiv” olarak seçin.
2

Alıcı bilgilerini girin

Müşteri adı, adresi ve varsa vergi numarasını veya TC kimlik numarasını eksiksiz girin.
3

Fatura kalemlerini ekleyin

Ürün veya hizmet kalemlerini, miktarlarını, birim fiyatlarını ve KDV oranlarını girin.
4

İmzalayın

Faturayı e-imza veya mali mühür ile imzalayın. İmzasız e-arşiv faturalar yasal geçerliliğini kaybeder.
5

Gönderin

İmzalanan faturayı müşteriye e-posta ile gönderin veya portal bağlantısını paylaşın.

​
İmza zorunluluğu

E-arşiv faturalarda imza ve kaşe zorunludur. Klasik faturalarda olduğu gibi:
  • Dijital faturaya e-imza alarak elektronik imza ekleyebilirsiniz
  • Mali mühür kullanarak da imzalama yapabilirsiniz
  • Faturanın kâğıt olarak teslim edilmek istenmesi halinde yazdırılarak ıslak imza atılabilir
  • Satılan herhangi bir üründe imza ve kaşe bulunması zorunludur; imza veya kaşe bulunmayan faturalar geçersiz sayılır
E-arşiv faturada bulunması gereken zorunlu bilgiler:
  • Belge numarası ve düzenleme tarihi
  • Faturayı düzenleyenin adı, adresi, vergi dairesi, VKN ve ticari unvanı
  • Alıcının adı, ticari unvanı, vergi dairesi ve VKN
  • Mal veya hizmetin çeşidi, adedi, fiyatı, vergi türü ve tutarı
  • Teslim tarihi, irsaliye numarası, kare kod ve barkod bilgileri

​
Fatura tasarımını özelleştirme

Orka’nın e-arşiv modülü kişiselleştirilebilen fatura görünümü sunar:
  • Şirket logonuzu ve renk temanızı ekleyebilirsiniz
  • Şubelerinize özel farklı fatura tasarımları oluşturabilirsiniz
  • Fatura üzerinde özel bilgi alanları tanımlayabilirsiniz

​
E-arşiv fatura görüntüleme ve sorgulama

Düzenlediğiniz e-arşiv faturaları Orka üzerinden sorgulayabilirsiniz:
  • Fatura numarası veya tarih aralığına göre arama yapın
  • Müşteri adı veya VKN ile filtreleme uygulayın
  • Fatura detaylarını görüntüleyin ve PDF olarak indirin
Alıcılar da GİB’in e-Arşiv portalı üzerinden (earsivportal.efatura.gov.tr) faturalarını sorgulayabilir.

​
İptal işlemi

E-arşiv fatura iptal süreci:
  • Düzenlenen e-arşiv faturayı iptal etmek için Orka üzerinden “İptal” işlemi başlatın
  • İptal süresi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yasal süreler içinde yapılmalıdır
  • İptal edilen fatura GİB sistemine bildirilir
E-arşiv fatura iptali belirli sürelerle sınırlıdır. Fatura gönderildikten sonra uzun süre geçmişse iptal yerine iade faturası düzenlemeniz gerekebilir.

​
Sık sorulan sorular

E-fatura, e-fatura mükellefleri arasında GİB altyapısı üzerinden iletilen faturadır. E-arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan alıcılara veya internet satışlarında düzenlenen fatura türüdür. E-arşivde GİB altyapısı üzerinden iletim yapılmaz; fatura dijital olarak oluşturulup e-posta veya portal yoluyla paylaşılır.
E-arşiv fatura kullanabilmek için GİB sistemine ayrı bir e-arşiv başvurusu yapmanız gerekmektedir. Bu başvuruyu Orka aracılığıyla veya doğrudan GİB portalı üzerinden yapabilirsiniz.
Evet. İnternet üzerinden yapılan tüm satışlarda, tutar sınırından bağımsız olarak e-arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur.
İmzasız e-arşiv faturalar yasal olarak geçersiz kabul edilebilir. Her e-arşiv fatura e-imza veya mali mühür ile imzalanmalıdır.
Orka, birden fazla şubeye sahip işletmeler için her şubeye özel e-arşiv fatura düzenlenmesine olanak tanır. Her şubenin kendi tasarımı ve bilgileri olabilir.