E-Arşiv

E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan kişi veya firmalara kesmek zorunda olduğunuz faturanın dijital ortamda düzenlenmesidir. Aynı zamanda şirketlerin zorunlu olarak saklaması gereken ikinci nüsha evrakların dijital ortamda arşivlenmesini sağlar.

​

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, kağıt üzerine basılan ya da yazılan faturanın dijital versiyonudur. Amacı açısından e-faturadan farkı yoktur; ancak alıcının e-fatura mükellefi olmaması durumunda kullanılır. E-arşiv faturaların ikinci kopyası, entegratör firmanın altyapısında saklanır ve her gün GİB’e raporlanır. Bu nedenle e-arşiv faturalar üzerinde zaman damgası bulunur.

​

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Farkları

​

Orka ile E-Arşiv Fatura Oluşturma

Orka, e-arşiv fatura sürecini uçtan uca yönetmenize olanak tanır. Fatura ekranında alıcı bilgilerini girdiğinizde Orka otomatik olarak mükellefiyet sorgusunu yapar; alıcı e-fatura mükellefi değilse belge otomatik olarak e-arşiv fatura olarak düzenlenir. E-arşiv fatura oluşturma adımları:

1. Orka’da fatura ekranını açın ve alıcı VKN/TCKN bilgisini girin.
2. Ürün/hizmet kalemlerini ve tutarları doldurun.
3. Faturayı imzalayın ve gönderin; sistem gönderimi ve raporlamayı otomatik olarak gerçekleştirir.
4. Gönderilen fatura, alıcıya e-posta ile iletilir.

​

Kişiselleştirilebilen Fatura Tasarımı

Orka’da e-arşiv fatura görünümünü işletmenizin marka kimliğine uygun hâle getirebilirsiniz. Logo, renk ve düzen seçenekleriyle faturalarınızın marka imajınızı yansıtmasını sağlayabilir, müşterilerinize daha profesyonel bir deneyim sunabilirsiniz.

​

Şubeye Özel E-Arşiv

Birden fazla şubeniz varsa her şube için ayrı e-arşiv tanımlaması yapabilirsiniz. Bu sayede farklı konumlardan bağımsız olarak fatura kesebilir, gelen ve giden e-arşiv faturalarınızın şube bazında takibini kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.

​

E-Arşiv Fatura İptali

E-arşiv fatura iptal işlemi, faturanın GİB’e raporlanma durumuna göre değişir:

• Aynı gün içinde: Fatura henüz GİB’e raporlanmadan iptal edilebilir.
• Sonraki gün ve sonrasında: GİB’e raporlanan faturalar için iptal bildirimi yapılması gerekir. İptal işlemi Orka üzerinden gerçekleştirilebilir.

​

Portal Erişimi ve Sorgulama

E-arşiv faturalarınızı Orka arayüzü üzerinden listeleyebilir, filtreleyebilir ve sorgulayabilirsiniz. Yetkili kullanıcılar belirli kriterlere göre fatura arama yapabilir ve detaylarını görüntüleyebilir. Alıcılar ise adlarına kesilen e-arşiv faturaların gerçekliğini GİB’in e-Arşiv Fatura sorgulama sayfasından teyit edebilir.